Chaque membre de l’association s’engage à prendre connaissance de la totalité du règlement ci présent, et d’en respecter les termes.

Il doit être retourné paraphé et signé lors de votre adhésion.

En cas de litige, nul ne pourra l’ignorer. Le non-respect de celui-ci pourra entraîner une exclusion de l’adhérent.

Pour l’organisation de ses manifestations, L’association Plein V’arts peut s’associer à des partenaires telles d’une autre association communale, comité des fêtes, office du tourisme… Plein V’arts assurant la totale maîtrise d’ouvrage, les participants doivent se conformer au présent règlement.

Article 1 Sélection/ Candidature.

Sont admis à postuler aux manifestations artisanales Plein V’arts 

• Artistes,

• Artisans, 

• Producteurs, Fabricants ou Représentants directs de producteurs.

• dument déclarés auprès des administrations compétentes (cf liste de justificatifs demandée).

Le dossier de candidature doit être remis complet et à jour avant tout déballage.

Notre association souhaite représenter des entreprises locales et artisanales :

• Les ateliers de fabrication / Production doivent être basés en France.

• Les échelles de production à échelle humaine,

• Et les produits destinés à la vente respecter ces termes : 

« On entend par produits artisanaux les produits fabriqués par des artisans, soit entièrement à la main, soit à l'aide d'outils à main ou même de moyens mécaniques, pourvu que la contribution manuelle directe de l'artisan demeure la composante la plus importante du produit fini. » UNESCO

Très attentifs à ces valeurs, nous vous demandons de démontrer tous les aspects de votre savoir-faire, et de compléter avec soin le dossier demandé.

Entretien téléphonique, visite d’atelier… Nous avons à cœur de connaitre nos exposants, autant que de respecter notre volonté de ne proposer que des produits authentiques et Français. Et mettrons tout en œuvre pour nous en assurer.

Aucunes Formes de revente de produit fini, industriel ou importé, ne sont admises sur nos évènements.

Un jury d’artisans observera votre proposition et validera ou non votre candidature.

Type de production, degrés d’innovation, de créativité, d’originalité, présentation, histoire de votre entreprise, ses valeurs, ses modes de distribution… autant de facteurs qui seront pris en compte avant toute adhésion.

Les marchés artisanaux sont intenses : journées, nocturnes, rythmes de travail élevé, gestion de la production, vente… mais aussi l’humain, la fatigue, comme la météo incertaine… 

Nous recherchons de bons esprits, entrepreneurs, et ayant le sens des valeurs telles que le soutien mutuel.

Aussi le soin que nous apportons au choix de nos collaborateurs est sans appel.

Article 2 Adhésion.

L’adhésion est obligatoire. Le montant de l’adhésion annuel 2024 est fixé à 55€ et le montant de l’adhésion journalière 2024 à 10€ en sus du coût de l’emplacement.

Anciens Adhérents : La sélection n’est pas automatiquement reconduite d’une année sur l’autre. Tous les membres doivent en faire la demande en fournissant un dossier à jour lors de la préparation de la nouvelle saison. Sous 15j après réponse positive

• Votre dossier doit être finalisé, complet et à jour

• Tous les règlements doivent être transmis par chèque, à l’ordre Plein V’arts :

 - Adhésion -Emplacements (à la quinzaine ou au mois) - Chèque de caution

Le Dossier doit être transmis en totalité avant la première date d’exposition de votre saison.

Article 3 Planning – Gestion/ Annulations

• Lors de l’adhésion, les demandes de planning de tous les membres font l’objet d’une répartition sur les places disponibles : en fonction du nombre d’inscrits, de places disponibles, de la cohérence du marché : équilibrant les corps de métier représentés, la concurrence, les demandes des communes etc . Ainsi un quota sera appliqué pour les gourmets ainsi que pour les bijoux. Il sera fixé de 33% pour les gourmets et 10% pour les bijoux. Ce quota pourra être modifié sous la responsabilité des membres du bureau, s’ils le jugent pertinent et cohérent pour le marché. Il sera jugé sur le nombre d’inscrit, des places disponibles et des produits proposés, ainsi que des accords avec les différentes communes.

• Sont prioritaires, les adhérents annuels, participant au plus grand nombre de dates sur la tournée, et les membres participant à la vie de l’association. Tous nos membres sont sollicités pour contribuer.

• Pour harmoniser la fréquentation des évènements : Un Quota de 20% des dates prises en pleine saison, doit être effectué en avant saison avec un minimum de 5 dates obligatoires sur ces périodes sans quoi le prix de l’emplacement sera majoré de 10€. Cette majoration est appliquée afin de sensibiliser les adhérents sur les dates hors saison toutes aussi importantes dans notre partenariat avec les communes. Les adhérents n’effectuant aucune date de hors saison verront le coût de l’emplacement majoré de 20€. une date annulée rentrant dans les quotas annulera une date durant la saison. Sauf cas exceptionnel (maladie grave, accident, hospitalisation ...)

• Votre demande de planning doit être effectuée lors du montage de votre dossier, La réservation des emplacements est indispensable en amont. 

• VOTRE PLANNING EST UN ENGAGEMENT, s’y tenir est indispensable à l’image et au bon fonctionnement de l’association. A vous de l’équilibrer selon vos capacités. Après validation définitive, les ajouts de dates seront étudiés au cas par cas.

• Toute demande d’annulation doit faire l’objet d’une trace écrite par mail.

• En cas d'annulation durant la période hors saison

• A un mois et plus de la manifestation l’emplacement sera entièrement remboursé.

• Entre le 16ème jour et le mois précédent la manifestation l’emplacement sera remboursé à 50% sauf cas exceptionnel (maladie grave, accident, hospitalisation…)

• dans les 15 jours précédents la manifestation l'emplacement sera systématiquement encaissé sauf cas exceptionnel (maladie grave, accident, hospitalisation ...)

• dans les 3 cas, en cas d’annulation de plus de 2 dates, même signalées plus d’un mois avant, un chèque de caution sera encaissé afin de limiter toutes annulations intempestives. Sauf cas exceptionnel (maladie grave, accident, hospitalisation ...)

• une date annulée en hors saison annulera une date durant la saison. Sauf cas exceptionnel (maladie grave, accident, hospitalisation ...)

• En cas d'annulation durant la saison 

• Aucune annulation ne sera remboursée durant les périodes du 1er juin au 31 août. 

Article 4 Déroulement de nos Expositions

Heures d’arrivée :

• Journées : 7h30 (sauf Port Grimaud : 8h)

• Nocturnes : 16h00 (saut Port Grimaud et Ramatuelle 15h30)

Les horaires peuvent être ajustés en fonction des besoins de l’organisation, vous en serez informé au fur et à mesure.

RETARDS : Après 8h30 pour les journées et 17h00 pour les nocturnes, les lieux de déballage ne seront plus accessibles. Il est indispensable de prévenir les organisateurs de tout empêchement.

Heures de Remballage :

• Journées de printemps : 18h30 (sauf Port Grimaud : 19h)

• Nocturnes : 23h00 ou 23h30 sur Cavalaire 

• Journées d’automne : 18h00 (sauf Port Grimaud : 19h)

Aucun départ en cours de manifestation n’est toléré, seuls les responsables peuvent annoncer le départ des exposants, de légers décalages peuvent être annoncés selon la fréquentation du marché.

Les horaires peuvent être modifiés à tout moment en fonction des demandes des différentes communes, du temps ou du nombre de visiteurs.

Sur place :

Nous attendons de nos collaborateurs une attitude irréprochable : Respect, tenue correcte, sobriété … sont de rigueur. 

Il est interdit de vendre à la criée ou de racoler les clients dans les allées. Nos manifestations doivent être joviales et bon enfant pour le plaisir de tous.

Aussi l’artisan/ créateur/ gérant/ conjoint collaborateur doit être présent pour représenter son stand. A titres exceptionnelles les salariés peuvent représentés l'adhérent en cas (de grossesse, maladie grave ...)

La décision sera soumise auprès du bureau au cas par cas 

Ils devront être dument déclarés auprès des organismes compétents tout comme le conjoint collaborateur 

• Les Placiers accueillent et placent les exposants.

 Ils sont responsables tout comme les responsables du bureau du bon déroulement de nos manifestations, et ont autorité sur les lieux.

Il est nécessaire de respecter leurs consignes : Lieux de stationnement avant et après déballage, circulation sur les lieux, bon comportement, stand en cohérence avec les produits présentés lors de l’adhésion…

Aucun emplacement n’est attribué définitivement à un exposant. Une rotation des stands est mise en place pour la totalité des membres, afin de préserver l’égalité des chances et l’harmonie du marché.

• L’ère d’exposition et le mobilier urbain doivent être respectés. Clous, tags… interdits.

Les lieux doivent rester propres après votre départ. Aucun déchet ou sac poubelle ne doit rester sur place.

• Les véhicules ne peuvent stationner sur l’ère d’exposition que pour charger et décharger le matériel. 

Vous pouvez monter votre stand, qu’après avoir garé votre véhicule aux emplacements qui vous seront précisés. Et inversement, rapprocher votre véhicule de votre matériel, qu’une fois votre stand totalement plié. Ceci pour des raisons de sécurité et d’organisation.

• Le Stand est monté et démonté au feu vert des placiers.

En cas de vent le placier peut imposer le retrait des parasols par sécurité.

Les Barnums sont interdits.

Une attention toute particulière doit être apportée à la présentation de votre stand et de vos produits. Les cartons d’emballage et tout autre matériel disgracieux doit être dissimulé, pour l’esthétique générale du marché. Une nappe cachant l'arrière du stand est indispensable. D’autres règles peuvent être apportées sur certaines communes partenaires. Un règlement plus détaillé par commune sera ajouté lors de la validation de votre planning. 

Si l’association est facturée de pénalités pour non respect du règlement intérieur de la commune ou pour des actes commis sur le terrain par un adhérent l’association se réserve le droit de refacturer le ou les adhérents responsables. 

Les stands sont limités à 4m. Les métrages supplémentaires seront attribués selon la place disponible, en fonction des villes sans aucune contrepartie financière.

Dans le cas où un exposant à deux stands d’exposition différents, il sera demandé de payer les deux stands sauf sur la période de hors saison où un supplément 50 % du prix d’un emplacement sera demandé. 

Dans le cas où un exposant sur un même stand apporte deux univers différents, il lui sera demandé un supplément de 50% du prix de l’emplacement. Le stand ne pourra pas dépasser 6m

• Les produits présentés doivent correspondre en tout point avec ceux proposés lors de votre admission. Toute modification doit être signalée et validée. 

• Pour les exposants fabriquant en complément des bijoux issus de leur matière première brute, Seul 10% de leur stand peut y être alloué. 

• Pour les créateurs de bijoux : 100% des produits exposés devront être composés d’au moins une pièce créée par l’artisan.

• Les Artistes / illustrateurs doivent présenter au minimum 50% d’œuvres originales. En cas de reproduction (toiles, cartes postales, produits dérivés… ) ceux-ci doivent être manufacturés en France. 

Les Artistes / illustrateurs doivent présenter au minimum 50% d’œuvres originales. En cas de reproduction (toiles, cartes postales, produits dérivés… ) ceux-ci doivent être manufacturés en France. Aucun produit de revente n’est admis, en cas de doute et de litige les photocopies de matière première pourront être demandées. 

• Produits alimentaires : Les produits périssables doivent impérativement respecter la chaîne du froid. Et doivent être présentés dans une vitrine réfrigérée, protégée par un parasol.

Les produits non emballés individuellement doivent être présentés derrière une vitrine et protégés par un parasol.

Le port de gants alimentaires est obligatoire.

• Vente en vrac ou à la coupe : L’obligation d’un minimum d’achat est interdite.

Un présentoir composé de sachets clairement étiquetés en fonction du poids et du prix des produits est obligatoire. Le client doit pouvoir visualiser ses volumes d’achat.

• L’affichage des prix est obligatoire, et doit être clair. Les affiches fluo, promotions, soldes… Sont interdits. 

Les étiquetages doivent présenter les informations conformes à la législation en vigueur (produits alimentaires, cosmétiques…).

• Eclairage du stand / Electricité : Les lampes halogènes et ampoules à incandescence sont interdits. 

• Puissance maximum autorisée : 400W.

• Les prises de raccordement aux coffrets électriques doivent être de type Européen (Couleur bleue)

• Chaque exposant doit se munir du matériel propre à son installation. Tout le matériel électrique doit être en bon état et conforme aux normes Européennes.

• Les enrouleurs doivent impérativement être déroulés.

Article 5 : Mesures sanitaire – Pandémie COVID 19

Dans le cadre de la pandémie de la Covid 19, chaque exposant devra respecter la distanciation entre chaque stand (marquage au sol) ainsi que toutes les mesures sanitaires nécessaires à leur propre sécurité et celle des visiteurs.   

Il devra en outre proposer du gel hydro alcoolique et respecter les règles sanitaires en vigueur au moment de chaque installation. 

Article 6 : images et données privées

Notre association sera amenée à réaliser un certain nombre de photos des différents événements ainsi que des stands présents. Ces photos seront prises uniquement pour des fins publicitaires. Une autorisation devra être signée au préalable (autorisation jointe au contrat).

De même conformément à la loi RGPD du 25 mai 2018 un registre à été mis en place afin d’avoir une vue d’ensemble sur la protection des données personnelles que nous avons récoltés pour chacun des adhérents. 

Article 7 : Procédure d’exclusion de l’association

Dans le constat d’un motif d’exclusion, toutes les participations en cours de l’exposant sont suspendues. La décision définitive d’exclusion sera prise par les responsables du bureau, après convocation de l’intéressé par tous les moyens (courrier, mail, convocation remise en main propre) pour un entretien.

L’intéressé devra confirmer sa présence à l’entretien. 

En cas d’absence à cet entretien, l’exclusion de l’intéressé sera définitive sans aucune contestation ultérieure possible.

 -Déclare avoir pris connaissance du règlement 2024 et en accepte les termes en sa totalité. Chaque page devra être paraphée.